「電話をかける時、相手に失礼なく話せるかドキドキする・・・」

「電話をかけるにあたって、何に注意したらいいんだろう？」

こういったビジネス電話をかける時のお悩みに　おこたえします。

　【本記事の内容】　

• 電話をかける前に
• 電話をかける時のマナー
• 電話の切り方

✔ 記事の信頼性

私たちは、客室乗務員や外資系企業で働いた経験のあるメンバーが集まり、“国際標準の接客”　を専門として、日本・海外 両方の 大事なお客様への対応に特化したコンサルティング＆研修 をしています。

個人レッスンから、飲食店・小売店、企業や学校、オリンピックや コンサート、G２０サミットほか　多種多様な現場に関わってきました。そんな経験から、この記事が皆さまのお役に立てたら嬉しいです！

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ビジネスマナーを学ぶ！　電話のかけ方（基礎編）

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新入社員の方にとって、会社や団体宛の電話番号にかけることは、誰が電話口に出るかわからないため、『職場でハラハラドキドキする瞬間』トップ５に入るようです。　その緊張は、既に電話対応に慣れた先輩社員さんも、懐かしいなぁと、共感できるかもしれませんね。

今回は、新入社員の方向けに、「電話のかけ方の基本」をみていきましょう。新入社員の方はもちろん、新入社員の方に教える立場の先輩方にもお役に立てれば嬉しいです。

● 電話をかける前に　

相手に用事があるから「じゃ、電話しよう～」と、すぐに受話器を持つのはちょっと待って。

電話をかける前にすることがあるのですが、それは何でしょうか？　下の３つの〔　　〕にあてはまる言葉をあててください。

１、〔　　　〕を整理する

２、〔　　　〕を用意する

３、〔　　　〕に配慮する

↓

↓

↓

答えは、

１、用件　を整理する

２、メモ・ペン・必要な資料など　を用意する

３、時間帯　に配慮する

です。

まず、「用件を整理する」ですが、急にかかってきた電話を受ける人にとって、相手がダラダラと、要点の分かりづらい話をすることは、無駄に時間を費やすことを意味します。

「何についてのご相談（質問）か」

「相手が理解しやすい 話の順序か」

などを意識して、わかりやすく話すために、事前に内容を整理しましょう。

● メモとペン・必要資料を手元に　

電話は、記録が残らないコミュニケーションツールです。

依頼された持ち物は、これだな、と覚えたつもりでも、その後、他の話題にうつると、最初に話したことはすっかり忘れてしまっている、ということは、誰しもよくあります。

自分の記憶力を過信せず、きちんとメモをしながら、話を聞きましょう。

また、自分の用件以外に、相手が聞くかもしれない点についての資料もあらかじめ手元に用意しておくことで、相手を待たせずにすみます。

● 電話を避けたほうが良い時間帯　

急用や重要な用件の場合を除いて、電話をかけるのを避けたほうが良い時間帯があります。

こちらの都合でなく、相手の状況を想像するとイメージしやすいですが、

会社宛の電話の場合は ～

・始業時

・終業時

・昼時

などです。

どうしてもその時間帯にかける場合は、

「朝早くから申し訳ありません。」

「お昼時に申し訳ありません。」などと、一声言ってから本題に入るとよいでしょう。

● 電話をかける時のマナー　

これまでみてきたような準備が整ったら、電話をかけます。

ビジネス電話では、冒頭で「もしもし」とは言わず、相手が出たら、

「私、A社の〇と申します。いつもお世話になっております。 」

と名乗り、挨拶をします。

電話口に出た人のことを、直接は知らないかもしれませんが、自分の会社がお世話になっている、という意味で、

「お世話になっております。」という決まったフレーズを使います。

その後、

「恐れ入りますが、△様をお願いできますでしょうか？」

と電話の取次ぎを依頼します。

本人が電話口に出たら、もう一度、名乗り挨拶をします。

「A社の〇と申します。お世話になっております。 」

その後、

「今、お話してもよろしいでしょうか？」

「今、お電話大丈夫でしょうか？」

などと、気遣うようにしましょう。

「はい、大丈夫ですよ」とおっしゃることが多いかと思いますが、

「すみません、３時から会議が始まりますので、５分くらいでしたら大丈夫です」

などと相手もご都合を言いやすくなります。

相手が電話口に出たからといって一方的に本題の話をし始めるのは、失礼にあたりますので気をつけましょう。

● 復唱する　

メールや手紙と違い、ビジネス電話は音声だけのコミュニケーションですので、聞き間違いがないかを特に意識して、正確なやりとりを心掛けることをお勧めします。

例えば、相手が、

「１時に当社５階の会議室で会いましょう」

とおっしゃったら、

「はい、わかりました」ではなく、

「はい、１３時に御社５階の会議室ですね」

と繰り返して言うのが、“復唱”です。

尚、「１時（いちじ）」が「７時（しちじ）」でないことを 念のため確認する方法は、いくつかありますが、

「お昼の　いちじ　ですね。」

「１３時ですね」

など、電話機を通しているため聞きづらい場合もあるので、電話口では、より一層、正確さを意識することが、信頼される対応につながります。

● 電話を切る　

お時間をいただいたお礼を言って、通話を終える際に、あまりにも早く電話を切るのは失礼です。多少の余裕をもって、電話を切るように心がけましょう。

固定電話の場合は、受話器を「ガチャ」っと電話機に置いて電話を切るのではなく、フックを指で押して切ると丁寧です。

　電話は、顔がみえないコミュニケーションですから、誤解が生じやすい連絡手段です。　かけ方・受け方・伝言の受け方や 困ったとき・・・　ほか、いろんな場面で、自信をもって振る舞えるようになる 楽しいマナーレッスンをしていますので、よろしければ　お気軽にお問合せください。　（レッスンや研修のお問合せはこちら→　https://4cs-i.com/contact/ ）

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それではまた次回、お会いしましょう。最後までお読み頂いてありがとうございました！