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2020-07-02

ビジネスマナーを学ぶ! 電話のかけ方(基礎編)

こんにちは。

VIP接遇・マナー・語学・異文化対応の研修を提供する
フォーシーズインターナショナルです。

いよいよ7月が始まり、2020年も半分が過ぎたわけですが、

本当に早いものですね・・・。

この春は、対面での研修が難しい状況のため、

集合研修が延期になったり、オンライン研修になったりと、

これまでにない変更や工夫が必要となりました。

例年に比べると、今年入社の方々には、研修時間や、

そもそも研修の機会が十分とれていない企業様が多いようですので、

今日は、新入社員の方向けに、「電話のかけ方の基本」をみていきましょう。


〔マナー研修ならフォーシーズインターナショナル〕


新入社員の方にとって、

会社や団体宛の電話番号にかけることは、

誰が電話口に出るかわからないため、

『職場でハラハラドキドキする瞬間』トップ5に入るようです。

その緊張は、既に電話対応に慣れた先輩社員さんも、

懐かしいなぁと、共感できるかもしれませんね。

今回は、新入社員の方はもちろん、新入社員の方に教える立場の先輩方にも

お役に立てれば嬉しいです。

 電話をかける前に 

相手に用事があるから「じゃ、電話しよう~」と、

すぐに受話器を持つのはちょっと待って。

電話をかける前にすることがあるのですが、

それは何でしょうか?

下の3つの〔  〕にあてはまる言葉をあててください。

1、〔   〕を整理する

2、〔   〕を用意する

3、〔   〕に配慮する

答えは、

1、用件 を整理する

2、メモ・ペン・必要な資料など を用意する

3、時間帯 に配慮する

です。

 

まず、「用件を整理する」ですが、

急にかかってきた電話を受ける人にとって、

相手がダラダラと、要点の分かりづらい話をすることは、

無駄に時間を費やすことを意味します。

「何についてのご相談(質問)か」

「相手が理解しやすい 話の順序か」

などを意識して、わかりやすく話すために、事前に内容を整理しましょう。

 メモとペン・必要資料を手元に 

電話は、記録が残らないコミュニケーションツールです。

依頼された持ち物は、これだな、と覚えたつもりでも、

その後、他の話題にうつると、

最初に話したことはすっかり忘れてしまっている、

ということは、誰しもよくあります。

自分の記憶力を過信せず、きちんとメモをしながら、話を聞きましょう。

また、自分の用件以外に、
相手が聞くかもしれない点についての資料も

あらかじめ手元に用意しておくことで、
相手を待たせずにすみます。

 避けたほうが良い時間帯 

急用や重要な用件の場合を除いて、

電話をかけるのを避けたほうが良い時間帯があります。

こちらの都合でなく、相手の状況を想像するとイメージしやすいですが、

会社宛の電話の場合は ~

・始業時

・終業時

・昼時

などです。

どうしてもその時間帯にかける場合は、

「朝早くから申し訳ありません。」

「お昼時に申し訳ありません。」などと、一声言ってから本題に入るとよいでしょう。

 電話をかける 

これまでみてきたような準備が整ったら、

電話をかけます。

ビジネス電話では、冒頭で「もしもし」とは言わず、

相手が出たら、

「私、A社の〇と申します。いつもお世話になっております。 」

と名乗り、挨拶をします。

電話口に出た人のことを、直接は知らないかもしれませんが、

自分の会社がお世話になっている、という意味で、

「お世話になっております。」という決まったフレーズを使います。

その後、

「恐れ入りますが、△様をお願いできますでしょうか?」

と電話の取次ぎを依頼します。

 

本人が電話口に出たら、

もう一度、名乗り挨拶をします。

「A社の〇と申します。お世話になっております。 」

 

その後、

「今、お話してもよろしいでしょうか?」

「今、お電話大丈夫でしょうか?」などと、気遣うようにしましょう。

 

「はい、大丈夫ですよ」とおっしゃることが多いかと思いますが、

「すみません、3時から会議が始まりますので、5分くらいでしたら大丈夫です」

などと相手もご都合を言いやすくなります。

相手が電話口に出たからといって一方的に本題の話をし始めるのは、

失礼にあたりますので気をつけましょう。

 復唱する 

メールや手紙と違い、ビジネス電話は

音声だけのコミュニケーションですので、

聞き間違いがないかを特に意識して、

正確なやりとりを心掛けることをお勧めします。

 

例えば、相手が、

「1時に当社5階の会議室で会いましょう」

とおっしゃったら、

 

「はい、わかりました」ではなく、

「はい、13時に御社5階の会議室ですね」

と繰り返して言うのが、“復唱”です。

 

尚、「1時(いちじ)」が「7時(しちじ)」でないことを

念のため確認する方法は、いくつかありますが、

「お昼の いちじ ですね。」

「13時ですね」

など、電話機を通しているため聞きづらい場合もあるので、

電話口では、より一層、正確さを意識することが、

信頼される対応につながります。

 電話を切る 

お時間をいただいたお礼を言って、

通話を終える際に、

あまりにも早く電話を切るのは失礼です。

多少の余裕をもって、電話を切るように心がけましょう。

 

固定電話の場合は、受話器を

「ガチャ」っと電話機に置いて電話を切るのではなく、

フックを指で押して切ると丁寧です。

 

それではまた次回、お会いしましょう。

最後までお読み頂いてありがとうございました!

   株式会社フォーシーズインターナショナル
      公式HP https://4cs-i.com/ 

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