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2019-05-21

マナーを学ぶ! 日本語ビジネスメールの書き方(基礎編)

こんにちは。よっしーです。
新緑が爽やかな気持ちいい季節だと思っていたら、

真夏のような暑さ・・・
皆様いかがお過ごしでしょうか?

私は先日、静岡県の朝霧高原に行ってまいりました。
親戚宅に宿泊したのですが、庭からこんな富士山の景色が。

毎日表情を変える富士山を見ながら、
心からリフレッシュできる時間を過ごしました(^^)

お天気にも恵まれたので、山梨県のワイナリーにも足を延ばし
美味しいワインに舌鼓。
楽しい休日を過ごしてきました♬

さて、今日はビジネスメールの書き方です。


〔マナー研修ならフォーシーズインターナショナル〕


ビジネスでは日々、様々な目的でメールが使われます。

封書で送る正式な文書に比べると頻度も高く
気軽にやりとりできるイメージがありますが
あくまでもビジネス上の連絡ツールであることを念頭に
以下のポイントを意識して作成しましょう。

 簡潔かつ明瞭に 

忙しいビジネスパーソンは日々、何百通というメールを受け取ります。
読み手の負担を軽減すべく、メール文はできるだけシンプルに。
「目的」が明確になるようポイントを押さえましょう。

 

とくに “コミュニケーション” が好きな女性ほど
文章が長く、要点がわかりにくくなるので要注意(^^)

メールを書くときにはぜひ、

「一番伝えたいことは何か?」

「相手が読んで理解しやすい 話の順序か?」

などを意識して文章を作成しましょう。

 

 件名 

件名は、何の件についてかがすぐに理解できるように具体的に書きます。

「明日の打ち合わせ時間変更につきまして」というように。

「こんにちは!」では、何の件か、本文まで読まないとわからず、

相手は、多くの受信メールにスピーディーに対応できません。

 

また、目上の方や、大事なお客様にメール返信をする時に、

「Re: 来週の面談について」のままでは、失礼な印象を与えることもあるため、

件名を書きかえるほうがよいでしょう。

 

 本文 

まず、ビジネス文書でお決まりの「拝啓」「敬具」や時候の挨拶などは

メールでは省略されるのが基本です。

本文は、時候の挨拶などは省き、

5W2Hを意識して用件を簡潔にまとめます。

長文は避け、文字数はメールを開いた画面で全体が目に入るくらいがベストです。

見やすさや理解しやすさを考えて、行や段落を変えることも大切です。

複雑な用件の場合は、メールと電話を併用するなどしましょう。

 言葉遣いのマナーを守って 

手紙と比べてカジュアルな連絡ツールとされるメールですが

家族や友達とのやり取りとは全く異なります。

あくまでもビジネスツールであることを認識し

表現方法などには十分に気をつけましょう。

特に敬語の使い方。

ビジネスシーンでは、敬語の使い方がおかしいからと
わざわざ注意してくれる人はいません。
自分で常に見直してみる姿勢がとても重要です。

以下、時々みかける間違い例をご紹介します。

「了解しました」

相手の依頼に対してこちらの承諾を表す一般的な表現ですが
実は上司、取引先、顧客を相手にして言うと失礼に当たります。
「承知いたしました」という表現を使いましょう。

「ご苦労さまです。」

この言葉は、目上の方が目下の人に対して使う言葉です。
上司に対して、直接、またはメールで、
使わないようにしましょう。

「御社」と「貴社」

どちらを使うべきか悩んでしまう方もいるのでは?
一般的に話し言葉では「御社」、書き言葉では「貴社」が用いられます。
ある程度親しい間柄であれば書き言葉でも「御社」を使うケースがありますが
初めてやり取りする場合などは「貴社」が無難でしょう。

「二重敬語」

丁寧に言いたい気持ちが強くても、
敬語を二重に使うことは、誤用です。

例えば、
「中西様がおっしゃられたように」
というのは、間違いです。

「おっしゃる」と「れる」が重なっていますので、
「中西様がおっしゃったように」 などとします。

 CCとBCC 

「同じメールを複数の人に送る時、CCとBCCはどのように使い分けるのですか?」

と聞かれることがあります。

お互いが知り合いでもない複数の人にメールを送る場合は、

基本的には BCC(Blind Carbon Copy)で送りましょう。

CC(Carbon Copy)だと、他の人のアドレスを全員に公開していることになり、

それを望まない人もいるためです。

 

ある情報を上司や同僚など他の人にも共有しておいた方が

後々の話し合いがスムーズになる、などメリットがある場合には

CC(受信者に名前がわかる) を活用して、関係する人を送信先に加える必要がありますよね。

この場合、誰に対してその案件を共有するべきかは
送信前にしっかり確認することをお勧めします。

私は以前、自動車メーカーでも勤務していたのですが、

誰をCCに入れ誰をBCCに入れるべきか

そもそも、CCが必要か・・・よく迷いました。

忙しいビジネスパーソンにとって自分に無関係なメールが

飛んでくるのはストレスにもなり得ます。

一度送ってしまうと取り返しのきかないメールだからこそ
ぜひとも送信前に、誰に送信すべきか入念にチェックしてから
送信ボタンを押してくださいね(^^)

 気持ちの伝わる一言も 

また、ビジネスメールでは出来るだけ簡潔な文章を書くことが常識とはいえ
相手との関係や場面によっては、
内容だけではなく、少し気持ちが伝わる言葉を入れることもお勧めします。

「〇〇様のおかげでいつも業務がスムーズに進みとても感謝しています」

「〇〇様が当日サポートしてくださると思うと大変心強いです」

など、自分の「心の声」をさらりと文章に載せると
相手にも温度が伝わり、コミュニケーションが更に円滑に進みます。

基本をしっかり押さえた上で、自分らしい表現を少しプラスしながら
相手との信頼関係を深めましょう。

それではまた次回、お会いしましょう(^O^)v

     株式会社フォーシーズインターナショナル

   私たちは、接客や販売を専門にする 研修と代行の会社です。

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