「ビジネスメールの基本的な注意点を知りたい」

「CCとBCCとの使い分けは？」

「件名はどう書くのが良い？」

　こういったお声に　おこたえします。

　【本記事の内容】　

• 日本語ビジネスメールの書き方
  1. 簡潔かつ明瞭に
  2. 件名、本文
  3. 言葉遣い
  4. CCとBCC
  5. 気持ちの伝わる一言も

✔ 記事の信頼性

私たちは、客室乗務員や外資系企業で働いた経験のあるメンバーが集まり、“国際標準の接客”　を専門として、日本・海外 両方の 大事なお客様への対応に特化したコンサルティング＆研修 をしています。

個人レッスンから、飲食店・小売店、企業や学校、オリンピックや コンサート、G２０サミットほか　多種多様な現場に関わってきました。そんな経験から、この記事が皆さまのお役に立てたら嬉しいです！

（㈱フォーシーズインターナショナルの情報についてはこちら）

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マナーを学ぶ！　日本語ビジネスメールの書き方（基礎編）

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ビジネスでは日々、様々な目的でメールが使われます。

封書で送る正式な文書に比べると頻度も高く、気軽にやりとりできるイメージがありますが、あくまでもビジネス上の連絡ツールであることを念頭に、以下のポイントを意識して作成しましょう。

　簡潔かつ明瞭に　

忙しいビジネスパーソンは日々、何百通というメールを受け取ります。読み手の負担を軽減すべく、メール文はできるだけシンプルに。「目的」が明確になるようポイントを押さえましょう。

とくに “コミュニケーション” が好きな女性ほど文章が長く、要点がわかりにくくなるので要注意・・・。

メールを書くときにはぜひ、「一番伝えたいことは何か？」「相手が読んで理解しやすい 話の順序か？」などを意識して文章を作成しましょう。

　件名　

件名は、何の件についてかがすぐに理解できるように具体的に書きます。「明日の打ち合わせ時間変更につきまして」というように。

「こんにちは！」では、何の件か、本文まで読まないとわからず、相手は、多くの受信メールにスピーディーに対応できません。

また、目上の方や、大事なお客様にメール返信をする時に、「Re: 来週の面談について」のままでは、失礼な印象を与えることもあるため、件名を書きかえるほうがよいでしょう。

　本文　

まず、ビジネス文書でお決まりの「拝啓」「敬具」や時候の挨拶などは、メールでは省略されるのが基本です。

本文は、時候の挨拶などは省き、５W２Hを意識して用件を簡潔にまとめます。長文は避け、文字数はメールを開いた画面で全体が目に入るくらいがベストです。見やすさや理解しやすさを考えて、行や段落を変えることも大切です。

複雑な用件の場合は、メールと電話を併用するなどしましょう。

　言葉遣いのマナーを守って　

手紙と比べてカジュアルな連絡ツールとされるメールですが、家族や友達とのやり取りとは全く異なります。

あくまでもビジネスツールであることを認識し、表現方法などには十分に気をつけましょう。

特に敬語の使い方。ビジネスシーンでは、敬語の使い方がおかしいからと、わざわざ注意してくれる人はいません。自分で常に見直してみる姿勢がとても重要です。

以下、時々みかける間違い例をご紹介します。

「了解しました」

相手の依頼に対してこちらの承諾を表す一般的な表現ですが、実は上司、取引先、顧客を相手にして言うと失礼に当たります。「承知いたしました」という表現を使いましょう。

「ご苦労さまです。」

この言葉は、目上の方が目下の人に対して使う言葉です。上司に対して、直接、またはメールで、使わないようにしましょう。

「御社」と「貴社」

どちらを使うべきか悩んでしまう方もいるのでは？
一般的に話し言葉では「御社」、書き言葉では「貴社」が用いられます。

ある程度親しい間柄であれば書き言葉でも「御社」を使うケースがありますが
初めてやり取りする場合などは「貴社」が無難でしょう。

「二重敬語」

丁寧に言いたい気持ちが強くても、敬語を二重に使うことは、誤用です。

例えば、「中西様がおっしゃられたように」というのは、間違いです。「おっしゃる」と「れる」が重なっていますので、「中西様がおっしゃったように」　などとします。

　CCとBCC　

「同じメールを複数の人に送る時、CCとBCCはどのように使い分けるのですか？」と聞かれることがあります。

お互いが知り合いでもない複数の人にメールを送る場合は、基本的には　BCC（Blind Carbon Copy）で送りましょう。CC（Carbon Copy）だと、他の人のアドレスを全員に公開していることになり、それを望まない人もいるためです。

ある情報を上司や同僚など他の人にも共有しておいた方が、後々の話し合いがスムーズになる、などメリットがある場合には、CC（受信者に名前がわかる） を活用して、関係する人を送信先に加える必要がありますよね。

この場合、誰に対してその案件を共有するべきかは、送信前にしっかり確認することをお勧めします。私は以前、自動車メーカーでも勤務していたのですが、誰をCCに入れ誰をBCCに入れるべきか、そもそも、CCが必要か・・・よく迷いました。

忙しいビジネスパーソンにとって自分に無関係なメールが飛んでくるのはストレスにもなり得ます。一度送ってしまうと取り返しのきかないメールだからこそ、ぜひとも送信前に、誰に送信すべきか入念にチェックしてから、送信ボタンを押してくださいね。

　気持ちの伝わる一言も　

また、ビジネスメールでは出来るだけ簡潔な文章を書くことが常識とはいえ、相手との関係や場面によっては、内容だけではなく、少し気持ちが伝わる言葉を入れることもお勧めします。

「〇〇様のおかげでいつも業務がスムーズに進みとても感謝しています」

「〇〇様が当日サポートしてくださると思うと大変心強いです」

など、自分の「心の声」をさらりと文章に載せると、相手にも温度が伝わり、コミュニケーションが更に円滑に進みます。基本をしっかり押さえた上で、自分らしい表現を少しプラスしながら、相手との信頼関係を深めましょう。

それではまた次回、お会いしましょう♬　最後までお読みいただきありがとうございました。

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