国内外VIPメール対応代行 | フォーシーズインターナショナル

概要

日本企業様の海外対応窓口として役立つ、英語メール代行サービスを行っております。大切な海外のお客様からのお問い合わせに際して、貴社の企業理念・ビジネスアプローチに沿いながら、語学堪能なプロの接遇スタッフが、顧客心理を重視したサポートをご提供しています。

国籍や大切なゲストに合わせた上質な顧客対応で、評価と信頼を頂き、ご利用者様の97%がご紹介です。

英語メール対応だけでなく、日本語メール対応も可能です。「コンシェルジュや秘書として自社の一員のように、接客のエキスパートに、顧客対応を依頼したい」とお考えの企業様、貴社やイベントの顧客満足度やブランド力を向上するためにぜひご活用ください。

対面での接客代行につきましては、「国内外VIP接客対応　対面接客〔英語・日本語〕」ページをご覧下さいませ。

こんなお困り事はありませんか？

海外対応が遅い

海外から問い合わせメールがきても、内容を理解して英語で返答するのに、かなりの時間と労力がかかっている。　⇒　迅速な対応は信用や成約につなげるために不可欠です。英語対応を専門家に任せることで貴社の負担も減ります。

この英語で大丈夫？

翻訳アプリや自社スタッフの英語に頼って対応しているが、きちんと通じているのか不安。　⇒　翻訳ツールでは、元の日本語が曖昧だと、不正確な英訳となってしまいます。特に、複雑なサービスや高額商品を扱う企業様には、信頼される伝え方が、印象面からもリスク管理面からも大切です。

翻訳会社がわかってくれない

メール対応を翻訳会社に依頼したこともあるが、日本的な言い回しで、アピール出来ていないことが不満。　⇒　多くの翻訳会社では、書かれた言葉以外の翻訳はしないため、貴社や商品のアピールまで考えた英文を作ってくれません。まずは異文化の考え方を考慮した、効果的な日本語の原文を作る必要があります。

サービスの特徴

ビジネスにおいて、特にまだ会っていない人とのメールのやり取りの印象は、その次のステップに進むかどうか、重要な判断材料となります。信頼と配慮あふれる言葉選び、貴社との連携、機密厳守で、貴社のビジネスをバックアップ！

印象に差がつく言葉選び

信頼感や好印象のメールで、先方との面会につながる、また、海外ゲストの来日が期待にあふれたものになる、そんな厳選された言葉選びが私どもの得意とする専門分野です。

HP　密な連携　pexels-oleg-magni-2058130-scaled

密で迅速な連携

事前にご指示を頂いている頻度の高いお問い合わせ内容については、弊社スタッフが返答文章を作成し、内容をご確認いただくだけですむように、ご対応させて頂くこともできます。

機密厳守

貴社のサービスや体制について、業務遂行のために周知された情報について、適正に管理しております。守秘義務契約で安心！

サービスの概要

対面でのVIPゲスト対応と　メールでのVIPゲスト対応（日本語・英語）の2種類がございます。

両方の対応を合わせて、来日前のやり取りから、来日中の対面接客までもトータルでご提供可能です。

国内外VIP接客代行　メールでの顧客対応

1ビジネスプラン　

【営業日】年末年始および夏季休業日を除く平日を基本としながら、重要相手国の祝日と日本の祝日を事前に検討して調整が可能

【営業時間】日本時間の9－17時

【1カ月の対応件数】無制限

【1日の対応件数】無制限

【1件あたりの文字数】無制限

【対応速度】営業日にて原則12時間以内

【日本語原文のアレンジ】あり

【返信メールたたき台の作成】あり

2レギュラープラン　

【営業日】年末年始および夏季休業日を除く平日

【営業時間】日本時間の9－17時

【1日の対応件数】8件以内

【1件あたりの文字数】無制限

【対応速度】営業日にて原則24時間以内

【日本語原文のアレンジ】あり

【返信メールたたき台の作成】あり

3ライトプラン

【営業日】年末年始および夏季休業日を除く平日

【営業時間】日本時間の9－17時

【1カ月の対応件数】30件以内

【1日の対応件数】5件以内

【1件あたりの文字数】制限あり英語100ワード日本語200文字以内

【対応速度】営業日にて原則36時間以内

【日本語原文のアレンジ】あり

【返信メールたたき台の作成】なし

4カスタムメイドプラン

貴社のご事情にあわせて、対応件数や対応速度などをご相談させていただくプランです。お気軽にお問合せ下さいませ。

お客様の声

ミシュランレストラン

オーナーシェフ様

利用後の感想・満足度

海外の個人ゲストや旅行会社様からご予約やお問合せを受けることが増えたため、英語対応をフォーシーズインターナショナルに任せることにしました。私どもの書いたメールの返答では、こんな誤解を生むのでこうしたほうがよい、などと、これまで気づかなかった外国の方の考え方を多々学ばせて頂いています。おかげ様で、ご利用いただいたお客様が再来店をして下さったり、お知り合いをご紹介をして下さったり、とても良い関係が世界に広がっている気が致します。

Woman using a mobile phone mockup to shop online during coronavirus pandemic

ネットショップ

ご担当者様

利用後の感想・満足度

商品の質問に対する英語メール返信は、とても便利なサービスだと思います。低価格帯の商品だと自社内で英語テンプレートで対応できるかもしれませんが、高価格帯だときちんとご説明しご納得いただけないと購入につながりません。似たようなご質問には、当店を通さずに、外国のお客様に直接返信してくれますし、アフターフォローのメールには、お客様ごとに気の利いたセリフを書いてくれるので、現在は、「自動応答メール」プラス「このサービスの個別メール」で、業務がとてもラクな流れになりました。込み入った個別のケースしか、メール内容の指示をすることもなくなったうえ、評価やユーザーコメントも集められ売上につながり喜んでいます。

Yasaka Pagoda and Sannen Zaka Street in morning, Kyoto, Japan

富裕層向けツアー・アテンドサービス

役員様

利用後の感想・満足度

これまで社内の英語スタッフが担当しておりましたが、当社ではオーダーメイドするプランがメインで、富裕層向けであったり、ビジネスユースですと、より一層きちんとした対応が必要になってきました。店や施設側からお客様へのお願い・注意事項などが正確に気持ちよく伝わるためにも、リスク管理も兼ねてプロにお願いすることにしましたが、今では、「他社の人が手伝う」感覚ではなく、「当社の専門担当スタッフ」のような仲間意識を感じるほど、頼りになっています。

お客様事例一覧はこちら

利用の流れ

ヒアリングとサービス開始

海外から問い合わせ

貴社に届いた英語メールを、弊社に転送していただきます。（＊貴社のメールアカウントを一つ作成して頂き、弊社が直接海外ゲストとのやりとりをすることも可能です。）

分かりやすい日本語に

英語でのお問合せ内容を、弊社が分かりやすい日本語にして、貴社ご担当者様に返信いたします。（＊「よくあるお問合せ内容」の場合は、海外顧客に返答する英語メール案も同時に返信するプランもございます。）

貴社が返答内容をご指示

貴社から、海外顧客に返答したい内容を日本語でご指示いただき、弊社がふさわしい英語表現にして、貴社に返信します。　

海外顧客に返信

貴社から海外顧客へメール返信することを基本としていますが、貴社のメールアカウントを一つ作成して頂きましたら、弊社から直接、海外顧客に返信させて頂くことも可能です。

各種アレンジのご相談

実際にご利用になって、細かなご要望がございましたら、プランの変更など、柔軟に対応させて頂きます。

よくあるご質問

1VIP顧客以外は対応できないのでしょうか？

VIP顧客とは貴社にとって大切なお客様という定義ですので、貴社のお客様・関係者様などすべてのメールご連絡に対して、信頼される温かい対応を代行させて頂きます。弊社側で顧客層などを限定してはおりませんので、ご安心ください。　

2英語メールだけでなく日本語メールも対応できますか？

はい、海外のお客様からの英語メールだけでなく、日本語メールにも対応させて頂いております。よくある質問については、対応方法を事前共有しておき、貴社スタッフ様の確認なく対応することも、送信前にすべてご確認頂くことも可能ですので、貴社にとってのベストな流れ・代行の方法をお気軽にご相談ください。

3対応件数１件とはメール１件のことですか？

海外からメールが来た場合、通常は、英語を日本語にして内容を貴社にご連絡しますが、これを１件としております。次に、海外顧客に返信するために、貴社からご指定の文章を英語にすると、また１件となりますので、基本的な流れでは、海外からメールが来て、海外に返信をするには、２件の対応となります。ただ、「よくあるご質問」のメールについては、事前のお打合せに沿って（毎度、貴社に内容のご指示を仰がず）英語の返信メールを作成するプランもございますので、その場合は、海外メール受信から海外顧客への返信までで合計１件とすることが可能です。

4ライトプランには、対応の件数や早さに制限がありますが、追加料金などで、急ぎ対応をしてもらう、件数を今月だけ増やす等はできますか？

基本的には、それぞれのプランにあわせた、対応件数と早さでのご対応となりますが、可能な限りご要望にお応えできるようには努力させて頂きます。ただ、ライトプランで追加料金を頂戴しても、いつも至急対応や対応件数の増加が可能とはお約束しかねますので、即答を重視なさる企業様は、ビジネスプランやカスタムメイドプランをご利用いただきますようお願い申し上げます。

概要

こんなお困り事はありませんか？